Mandar e responder e-mails são tarefas que, apesar de parecerem simples, não são. Devem ser realizadas com seriedade, ainda mais se tratam de um tema importante ou se estão relacionadas a aspectos laborais e profissionais.
Pensando nisso, listamos algumas dicas que o atual vice-presidente de produtos do Google, Eric Schmidt, recomenda aos usuários em seu livro “How Google Work”, publicado no site da revista Time.
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Caso você tenha poucos ou muitos e-mails para ler, analisar e responder a cada dia, não pode se esquecer de fazer isso em um curto espaço de tempo para não demostrar desinteresse ou pouca atenção a seus contatos.
Segundo Schmidt, se não tem a possibilidade de retornar de maneira rápida todas essas mensagens, é possível usar respostas breves que denotem receptividade, assim como compromisso por tratar o tema. “É melhor uma resposta curta do que não responder”, afirma.
Segundo o funcionário do Google, as contestações devem ser claras, precisa-se e evitar o “duplo sentido”, além disso, eliminar palavras desnecessárias, o qual pode levar mais um tempo, mas vale a pena porque transmite muito de seu profissionalismo.
Se você passa muito tempo observando sua caixa de entrada com muitos e-mails sem responder porque são promoções, anúncios ou coisas sem importância, então é momento de apagar tudo isso. Simples!
É razoável ter menos de cinco informações por ler, do contrário se acumularão e perderá novamente tempo resolvendo o que responder. Elenque prioridades.
A ordem é outro ponto importante para o executivo do Google, que indica que os e-mails devem ser gerenciados em ordem LIFO, é dizer, do mais velho ao mais recente.
Para Schmidt, todos os usuários da internet são fornecedores de informação porque em muitas ocasiões recebem dados ou conteúdo, que pode não ser de interesse pessoal, mas sim para amigos ou familiares que tirarão proveito dele.
É recomendável usar as opções de copia (CC ou CCO) só quando queira tirar a alguém de uma serie de e-mails, informando o fato no corpo do texto. De outra maneira, o melhor é não copiar a outras pessoas.
O vice-presidente de Produto do Google também recomenda não expressar suas emoções fortes na via eletrônica. Se você deseja gritar ou falar alto, é melhor fazer isso pessoalmente que por meio da internet.
Caso mande um e-mail sobre um tema realmente importante, que deseja acompanhar o desenrolar, então pode copiar sua própria conta, além de ativar a opção “seguimento”.
Se você tem muitas mensagens na sua caixa de entrada, das quais há algumas que deve dar prioridade daqui a um tempo, encaminhe a você mesmo, usando palavras-chaves que te façam lembrar o conteúdo e, claro, torná-las muito mais fáceis de serem localizadas.
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