Gmail: Sete dicas para otimizar o uso de seu e-mail

O Gmail se tornou ferramenta fundamental para a vida profissional e pessoal de boa parte da população. Todos os dias recebemos dezenas e até centenas de mensagens, boa parte delas inúteis ou simplesmente lixo eletrônico.

E não é incomum que as pessoas acabem se perdendo naquele amontoado de e-mails quando necessitam buscar algo que realmente é relevante. No entanto, existem dezenas de funções que podem facilitar e agilizar a vida do usuário. Por isso, selecionamos sete dicas para você dominar o uso do Gmail:

1. Carregue o Gmail de forma mais rápida:

Em muitas ocasiões, os usuários precisam ter acesso rápido ao Gmail para alguma tarefa tão banal quanto fundamental. Porém, a conexão de internet no Brasil nem sempre é uma aliada. Assim, a dica é uma que permite carregar o Gmail de forma mais ágil.

Há uma versão básica que pode ser acessada acrescentando um código no final da URL. Insira o comando “/?ui=html” depois de “mail.google.com” e pronto: você terá acesso aos recursos básico do Gmail. Para voltar, é preciso apenas retirar o código.

2. Use os atalhos:

Existe uma diversidade de atalhos disponíveis e outros que precisam ser ativados para realizar tarefas simples de forma mais direta. Para ativar outros atalhos, basta acessar “Configurações” e ativar a opção “Atalhos de teclado ativados”. A lista completa de atalhos pode ser conferida na página de ajuda do Gmail.

Os atalhos ativados são os seguintes:

• Ctrl + Enter: enviar mensagens
• Ctrl + Shift + C: adicionar destinatários Cc
• Ctrl + Shift + B: adicionar destinatários Bcc
• Ctrl + . : avançar para a próxima janela
• Ctrl + , : retornar à janela de origem

3.    Busque apenas por anexos:

Se o usuário está à procura de um arquivo anexo, ele tem a opção de buscar apenas as mensagens que contêm anexos. Para isso, basta incluir o seguinte código na caixa de pesquisa: “has:attachment”. Ao lado do código, digite o nome do contato.

4. Acrescente múltiplas caixas de entrada:

Alguns recursos bastante úteis estão disponíveis através da Gmail Labs. Uma dessas funções é adicionar mais caixas de entradas, permitindo que o usuário veja mais mensagens.

Para ativar essa função, é preciso ir em “Configurações/Labs” e marcar “Ativar” em frente a “Várias caixas de entrada”. Em seguida, clique em “Salvar alterações”.

Para escolher quais caixas de entrada serão exibidas, acesse novamente “Configurações” e “Várias caixas de entrada”. É possível optar por cinco caixas.

5. Envie arquivos pesados via Google Drive:

Em muitas situações, o usuário precisa enviar arquivos pesados que não podem ser mandados como anexo. Através do Google Drive é possível inserir arquivos de até 10GB.

Para isso, acesse o ícone do Google Drive na parte inferior da nova mensagem e escolha o arquivo. Outra alternativa é incluir no corpo do e-mail o link do arquivo no Google Drive.

6. Faça logout remoto em um PC público:

Esta função é valiosa para quem costuma acessar e-mails em lan houses. No rodapé da Caixa de Entrada, o usuário pode acessar a opção “Detalhes”, na qual verá informações sobre local, horário, data, dispositivo e o endereço do IP do último acesso.

A partir desta opção, é possível fazer logout em qualquer sessão que estiver aberta.

7. Crie mensagem automática de férias:

Quando você entrar de férias ou estiver em algum recesso, uma boa alternativa é usar esta ferramenta. Para utilizar a opção, acesse “Configurações” e vá direto para a aba “Geral”. No final da página terá a opção “Resposta automática de férias”.

Em seguida, você pode escolher o assunto do e-mail, a mensagem que será enviada e o período em que ficará fora do escritório. Para finalizar, basta clicar em “Salvar alterações”.